Home Office y las herramientas que necesitas para implementarlo en tu empresa

En fechas recientes, miles de empresas alrededor de todo el mundo han comprobado la importancia de contar con las herramientas tecnológicas que permitan a sus empleados trabajar desde casa. Aquellas que ya habían apostado por soluciones digitales y ya estaban familiarizadas con su implementación remota, han podido atravesar el trance epidemiológico actual con muchos menos inconvenientes y pérdidas que aquellas que seguían utilizando las metodologías y técnicas laborales de siempre. 

Sin embargo, aunque ha tomado mucha relevancia en las últimas semanas, el home office no es noticia nueva, de hecho, desde hace varios años va perfilándose como una de las alternativas más viables para enfrentar no sólo contingencias de salud como la que enfrentamos hoy en día, sino desafíos sociales, económicos e individuales tan variados como la saturación de los medios y vías de transporte, la necesidad de disminuir los gastos corrientes en oficinas y la búsqueda de un mejor equilibro entre lo profesional y lo personal.

Hoy en Xarvis vamos a hablar de las herramientas básicas que necesita una compañía para tener gran flexibilidad en sus esquemas laborales y permitir a todos los colaboradores posibles hacer home office, lo cual redunda en ventajas no sólo para la empresa, también para los empleados y para la sociedad en su conjunto. 

1.- Archivos en la nube

Lo primero y más importante es que la información que se necesita para trabajar esté disponible para todos. Atrás quedaron los días en que los archivos y documentos importantes estaban guardados en un sólo equipo o servidor, pues el almacenamiento en la nube ha demostrado ser más eficaz, versátil e incluso más seguro. 

Algunas empresas todavía consideran que contratar servicios de almacenamiento y protección de información en la nube es muy costoso, sin embargo, comparativamente hablando, hoy en día cuesta más en términos de tiempo, riesgo y disponibilidad mantener la información en “silos” físicos. Además, acostumbrarnos a trabajar desde la nube es el primer paso para poder enviar a nuestro personal a hacer home office. 

Hoy en día, el servicio de almacenamiento en la nube más socorrido tanto para particulares como para negocios es el que ofrece Google mediante su plataforma Drive. 

2.- Herramientas de comunicación profesional

Es muy importante que al momento de hacer home office sepamos distinguir entre herramientas de comunicación personales y profesionales. Lo que distingue a las herramientas profesionales es que cuentan con funcionalidades pensadas específicamente para el trabajo, por ejemplo:

• Posibilidad de calendarizar citas o meetings
• Queda guardada evidencia de todos los intercambios de información
• Permiten crear grupos organizados de trabajo
• Pueden darse de alta moderadores y administradores

En este sentido, es importante tener claro qué canales van a utilizarse y cuáles son los horarios y tiempos de respuesta, sin importar que se trate de mensajes de texto, video llamadas o juntas virtuales, para que todo el equipo pueda comunicarse en la misma sintonía. Por ejemplo, Zoom es una plataforma para videoconferencias que permite programar juntas, interactuar con varios asistentes a la vez y además grabar todas las reuniones.  

3.- Apps de trabajo colaborativo a distancia

Sirven para crear flujos organizados de trabajo, de tal modo que todos los implicados tengan claro, mediante un cronograma visual, qué tienen qué hacer y cuál es su fecha límite de entrega. De hecho, independientemente de que promuevan o no el trabajo remoto, muchas empresas han adoptado esta clase de herramientas para ayudar a coordinar el trabajo en equipo.

Algunos ejemplos muy populares de esta clase de aplicaciones son Slack, Asana, Toggl, Evernote, etc. 

4.- Software especializado de automatización y marketing digital, finanzas, RH, etc

Finalmente, el último paso técnico para que todos en la oficina puedan colaborar desde casa es poner a su alcance las herramientas especializadas que usan en la oficina. Es decir, necesitamos que los programas y software que utilizamos en áreas tan variadas como el marketing, las finanzas y los recursos humanos se encuentren en la nube y nuestros colaboradores puedan acceder a ellas de forma remota. 

Dada su naturaleza, prácticamente todos los softwares de automatización de marketing cuentan con acceso desde la nube. Por ejemplo, si trabajas con SALESManago es muy sencillo mandar a tu equipo de marketing a hacer home office. Pero aún hay muchos programas de contabilidad o CRM´s, entre otros, que están en servidores locales y que obstaculizan la posibilidad de mandar a casa financieros, personal de RH y ejecutivos de venta y servicio. 

5. No todo es Software y Hardware

Laura Vivanco dijo recientemente sobre el tema a la revista Forbes, en el Artículo "El ABC para un Home Office verdaderamente productivo", que los aspéctos para un buen aprovechamiento del Home Office son: 

• Determinación del espacio: Consiste en buscar espacios adecuados, procurar que no se trabaje en la cama, ni en posiciones que alteren el metabolismo, o estructura física. Buscar espacios iluminados, ventilados, además de intentar encontrar uno aislado del ruido.
• Orden del entorno: Se recomienda siempre asegurarse de tener a la mano los insumos necesarios, también poner especial atención en el correcto funcionamiento de la red (ancho de banda, disponibilidad de servicios de red de la empresa, etc…) Lo anterior es indispensable ya que las conferencias online serán historia de todos los días.
• Realiza pausas cada 2, o 3 horas, levántate y camina un poco, despéjate y toma agua. Recuerda que cuando termines una tarea es importante que lo marques en un checklist, esto ayuda a tener un mejor control de agenda.
• Dentro de las recomendaciones fundamentales se destacan también, apegarte lo más posible a tus horarios de comida, no prolongar los horarios de trabajo, ya que generan agotamiento innecesario para el cerebro y tu cuerpo.
• Cuando hayas finalizado tu jornada de home office, es importante hacer un ejercicio de reconocimiento, en este debes identificar y anotar lo que puedes cambiar, qué te costó más trabajo, para ver qué podemos cambiar, y por supuesto si identificas que necesitas ayuda, es hora de pedirla, no lo esperes. Posteriormente haz un poco de ejercicio y relájate para cerrar tu día.

Por fortuna, actualmente evolucionar todas nuestras herramientas de trabajo para que permitan el trabajo remoto es una inversión moderada pero segura de tiempo y recursos. Cambiar el paradigma laboral de tu compañía y abrazar el esquema a distancia es una estrategia que te dará excelentes resultados a mediano y largo plazo, y no sólo en épocas difíciles. Comienza hoy mismo y dale la bienvenida al trabajo del futuro.