¿Cómo evaluar si tu empresa está lista para implementar el Ticket Digital?, y pasos para llevarlo a cabo

Sin embargo, antes de dar el salto definitivo, primero hay que evaluar si ya se cumplen los criterios para realizar una transición fluida y, sobre todo, que brinde más beneficios que molestias a los usuarios. En este artículo veremos los pasos esenciales para determinar si tu negocio está listo para implementar tickets digitales y cómo hacerlo correctamente.

Evaluando si tu empresa está lista para el ticket digital 

Antes de implementar recibos digitales, es necesario revisar tu infraestructura tecnológica existente para asegurar que pueda soportar este cambio sin necesidad de demasiados ajustes de fondo. En caso de que sí se requieran, es mejor enfocarnos primero a integrar los sistemas o herramientas que hagan falta, que intentar hacerlo sobre la marcha en plena transición. 

Esto incluye evaluar los sistemas de punto de venta (POS), servidores, y conexiones de red para garantizar que pueden manejar el envío y almacenamiento de recibos digitales de manera eficiente y segura. También es importante considerar las necesidades de integración con otros sistemas, como tu CDP, CRM y ERP, que facilitarán la centralización y el análisis de datos.

Ahora bien, definir que tu negocio ya está listo para el recibo digital no solo tiene que ver con la tecnología con la que cuentas, también depende mucho del comportamiento y las expectativas actuales de tus clientes. Es decir, es necesario analizar si ya están familiarizados con recibir sus tickets de manera virtual y, si no, qué tan dispuestos estarían o qué tanto realmente esto mejoraría su experiencia con la marca. Además de analizar su edad, intereses, nivel de alfabetización digital y comportamientos, es útil realizar encuestas o estudios de mercado.

No olvides que los recibos digitales implican la gestión de datos personales, por lo que también requieres garantizar de que el proceso cumpla con las regulaciones de privacidad y protección de datos aplicables en tu región. 

Por otro lado, si bien el ticket digital puede ser una mera representación en texto de la compra, deberemos considerar que esto limita nuestra interacción con el cliente a la entrega y no dota a la organización de la data necesaria para conocer su comportamiento, realizar recomendaciones y por ende utilizar el ticket digital como una herramienta para cross selling y up selling.

Para poder utilizar la data transaccional y personalizar la experiencia del cliente el sistema que elijas para el envío deberá contar con la posibilidad de guardar los datos relevantes del ticket: transacciones, SKUs, número de piezas, montos, fecha de compra, etc; asi como los datos de contacto de la persona (tipicamente email y teléfono). La magia sucede al asociar las compras a las personas y poder evaluar su comportamiento a lo largo del tiempo. De esta forma el ticket digital (o más bien el ecosistema del ticket digital) se convierte en una poderosa plataforma de Inteligencia de Clientes.

Por último, es muy importante tomar en cuenta que la transformación digital no solo depende de la tecnología, sino también de las personas que la gestionan, por lo cual un aspecto importante en esta etapa preliminar es evaluar si el personal ya cuenta con las habilidades necesarias para manejar nuevas tecnologías o si requieren capacitación adicional. 

4 pasos para implementar el recibo o ticket digital en tu empresa

Ya que determinaste que tu negocio sí está listo para migrar el recibo digital, puedes recurrir a estos pasos estratégicos para asegurar que la tecnología se integre sin problemas en las operaciones existentes de la empresa y que maximice los beneficios tanto para el negocio como para los clientes.

1.- Selección de la plataforma

Generalmente, los recibos digitales son una funcionalidad de las plataformas de gestión de negocios modernas, cuyo objetivo es ayudar a las empresas a manejar ventas, pagos, inventarios y facturas de manera transversal en todos sus puntos de ventas. Quizá tu empresa ya cuenta con una y solo es cuestión de escalar la funcionalidad del ticket digital con tu proveedor, pero si vas a contratar un nuevo servicio, considera los siguientes criterios:

Compatibilidad: el sistema debe integrarse fácilmente con tu sistema POS existente y otros sistemas de software que ya estés utilizando, como soluciones de CRM o ERP.

Funcionalidades clave: como la capacidad de personalizar los recibos, opciones de envío (correo electrónico, SMS, aplicaciones), y herramientas analíticas para el seguimiento del comportamiento del cliente.

Seguridad: dado que los recibos digitales involucran la transferencia y almacenamiento de datos personales, la plataforma debe cumplir con los estándares de seguridad que apliquen a tu empresa.

Escalabilidad: considera si la plataforma puede escalar según el crecimiento de tu negocio y manejar un aumento en el volumen de transacciones sin degradar el rendimiento.

2.- Integración de sistemas

Una vez seleccionada la plataforma, el siguiente paso es la integración de sistemas. Esto asegura que los recibos digitales se generen, envíen y almacenen eficientemente, mejorando la experiencia del cliente y proporcionando datos valiosos para análisis. Esto puede requerir que tu equipo trabaje estrechamente con el proveedor de la plataforma de recibos digitales para entender mejor las especificaciones técnicas. 

La integración efectiva de los sistemas no solo facilita la transición hacia los recibos digitales, también asegura que la empresa pueda aprovechar al máximo esta nueva capacidad, desde mejorar la satisfacción del cliente hasta obtener insights operativos y de marketing más profundos.

3.- Pruebas y capacitación

La implementación de cualquier nueva tecnología debe incluir una fase de pruebas exhaustivas en escenarios reales y bajo diferentes condiciones. Esta etapa es crucial para identificar y corregir errores antes del lanzamiento oficial. Las pruebas deben cubrir todos los aspectos funcionales del sistema de recibos digitales, incluyendo la generación y entrega de recibos, la integración con otros sistemas, y la seguridad de los datos. 

Simultáneamente, debe llevarse a cabo la capacitación del personal. Todos los empleados que interactúan con el sistema de recibos digitales deben entender cómo funciona, cuál es su objetivo y cómo resolver problemas comunes. La capacitación debe incluir instrucciones detalladas sobre la operación del sistema, así como pautas sobre la privacidad del cliente y la seguridad de los datos.

4.- Lanzamiento y monitoreo

Lo más importante es asegurar una transición suave. Considera realizar un lanzamiento en fases, comenzando con un grupo pequeño de usuarios antes de expandirte a todos los puntos de venta. Esto permite ajustar el sistema según las respuestas iniciales y minimizar el impacto de cualquier inconveniente no reflejado durante las pruebas.

Una vez lanzado, no olvides monitorear continuamente el sistema y establecer indicadores de rendimiento. Por ejemplo, ¿qué tantos datos adicionales de los clientes está logrando recabar el recibo digital? ¿Cuál es el nivel de reclamaciones resultante de este cambio? Además, el monitoreo debe incluir no solo aspectos técnicos como la velocidad y la fiabilidad del sistema, sino también la satisfacción del usuario y la eficiencia operativa.

También es importante recoger feedback tanto de clientes como de empleados. Esta información será invaluable para entender cómo se está recibiendo el sistema y qué mejoras son necesarias. Los ajustes pueden ser técnicos, como mejorar la interfaz de usuario o aumentar la velocidad de procesamiento, o funcionales, como añadir nuevas características o modificar procesos existentes para mejorar la usabilidad. 

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