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¿Cómo elegir un software para monitorear a tus colaboradores remotos?

Lo más importante al habilitar un software de monitoreo en tiempo real o time tracker para tu equipo remoto es elegir una herramienta que te permita mantener un ambiente de trabajo positivo con tus colaboradores, y que en lugar de “vigilar” ponga el énfasis en motivar. 

¿Cómo elegir un software para monitorear a tus colaboradores remotos?

Muchas empresas que migraron a un modelo de trabajo remoto debido a la pandemia enfrentan la necesidad de habilitar herramientas de control y supervisión de manera remota, pero no saben cómo hacerlo sin afectar el clima laboral. 

Esto es algo que se puede lograr sin problemas cuando llevamos por delante la consigna de que no se trata de “vigilar”, sino de motivar y optimizar a distancia, pero siempre es fundamental elegir una herramienta que efectivamente esté diseñada para eso.

Estos son los 6 puntos que debes tomar en cuenta al elegir un time tracker para tu equipo remoto:

 

1.- Que no sature la red de tus empleados

Todos los softwares de monitoreo consumen megas, y no todos optimizan el consumo de internet, por lo que pueden llegar a alentar el resto de las actividades en esa computadora. 

Para no caer en la ironía de que un programa para aumentar la productividad la termine afectando, descarga la versión de prueba y asegúrate de que tus colaboradores y tú pueden utilizar la herramienta sin alentar otros procesos. 

 

2.- Que tenga opciones de seguridad

Una de las ventajas principales de un software de monitoreo es que también puede fucionar como una herramienta de seguridad cibernética muy eficiente, pero no todos los sistemas cuentan con las funcionalidades necesarias para configurar detonadores automáticos que desplieguen alertas cuando quizá esté ocurriendo una violación de seguridad. Por ejemplo, cuando un colaborador adjunta un archivo corporativo a una dirección de correo no autorizada. 

 

3.- Que cuente con analítica

Saber en qué invierten su tiempo tus colaboradores, momento a momento, equivale a estar parado detrás de su hombro durante toda la jornada laboral, y la realidad es que esto no ofrece grandes ventajas si no tu software de monitoreo no tiene funcionalidades de analítica. 

Es decir, no sólo hay transparencia absoluta en el día a día, además puedes utilizar todos esos datos al final del periodo para generar insights valiosos de productividad, identificar patrones de rendimiento que quieres promover, y en general tomar mejores decisiones relacionadas con tus políticas internas. 

 

4.- Que mida lo que necesitas medir

Todas las empresas son distintas y no todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) son iguales para todas. Esquemas de actividad laboral que para un negocio (o empleado) pueden ser altamente productivos, para otros son sencillamente ineficaces. 

Por eso, antes de habilitar un time tracker debes revisar que todas las funcionalidades sean 100% personalizables o incluso que las puedas habilitar o deshabilitar dependiendo del empleado. 

 

5.- Que te permita darle seguridad y confianza a tus colaboradores

Muchos trabajadores argumentan que no es correcto que su empresa utilice un software de monitoreo porque, cuando no trabajan con equipos dedicados (es decir, provistos por la compañía y que solo se usan para actividades laborales autorizadas), utilizan esas mismas computadoras para realizar actividades que tienen derecho a mantener privadas.

Es muy importante que tu colaborador sienta confianza cuando le pides que instale la extensión de un time tracker, y eso lo consigues recurriendo a un sistema que efectivamente te permita proteger al 100% su privacidad en temas personales. 

Por ejemplo, puedes configurar la herramienta de tal manera que te avise cuando el empleado está en su cuenta de correo personal, en un sistema de mensajería o en su banca electrónica, pero que al mismo tiempo bloquee cualquier intento de visualizar el contenido. 

Así, sabes en qué está usando sus horas laborales, pero no tienes acceso a información delicada de ningún tipo. Obviamente, también debes ofrecerle la posibilidad a tu empleado de comprobar por su cuenta que, efectivamente, estos bloqueos están activados. 

 

6.- Que sea intuitivo y amigable

Esto aplica para todos los perfiles, tanto para el o los supervisores, como para los colaboradores remotos que están siendo monitoreados. En el mercado hay herramientas con muchas funcionalidades clave pero que, desgraciadamente, no están pensadas para ser intuitivas y fomentar entornos de trabajo transparentes y amigables. 

Nuevamente, recurre al free trial y haz algunas pruebas de configuración. Considera que la curva de aprendizaje para los trabajadores remotos, o sea, el tiempo que tardan en entender la herramienta y sus ventajas, no debe superar un par de horas, y para los supervisores, un par de días. 

 

Un software de monitoreo tiene muchos más beneficios que saber cómo se organizan tus trabajadores. ¿Quieres conocerlos todos? Entonces descarga nuestra guía gratuita: 

 

Más allá del monitoreo: 7 beneficios estratégicos de un software de seguimiento del trabajo remoto

 

En la que encontrarás tips para: 

1.- Productividad, trabajo por objetivos y competitividad

2.- Agilizar el onboarding de tus nuevos empleados

3.- Seguridad informática y protección de datos

4.-  Identificar “Top performers”

5.- Sustentar tu feedback laboral con hechos

6.- Fomentar una cultura organizacional de transparencia y flexibilidad

7.- Mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

 

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Modificado por última vez enMartes, 02 Julio 2024 16:02

 

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