¿Cómo despedir a un trabajador remoto sin poner en riesgo la seguridad de tu información?

Aunque el trabajo remoto es claramente una tendencia que llegó para quedarse, los especialistas aseguran que todavía faltan un par de años para que la etapa de transición y adaptación finalice, lo que significa que muchas de las situaciones que se dan en el contexto del teletrabajo son nuevas para las empresas y éstas no tienen muy claro cómo deberían manejarse, uno de los ejemplo más comunes es la necesidad de dar de baja o despedir un empleado remoto.

Desgraciadamente, de acuerdo con las estadísticas tan sólo en México hubo más de un millón de despidos como resultado directo de la pandemia, y se estima que menos de la mitad se realizaron siguiendo los protocolos adecuados y en apego a lo que marca la ley. 

El despido de un trabajador remoto es una situación delicada en la que la empresa está especialmente vulnerable a los riesgos de su seguridad informática, por eso es importante que tengas muy claro cuál debe ser el protocolo para actuar correctamente ante este panorama. Considera estos seis puntos críticos:

1.- El apego a la legalidad también es parte de la seguridad de la empresa

Las leyes laborales pueden variar mucho de un país a otro, incluso dentro de una misma región como Latinoamérica, pero de acuerdo con la Organización Internacional del Trabajo (OIT) un principio generalizado es que:

“No se pondrá término a la relación de trabajo de un trabajador sin que exista para ello una causa justificada relacionada con su capacidad o su conducta o basada en las necesidades de funcionamiento de la empresa”.

Cabe señalar que la incapacidad por enfermedad o accidente no se considera una razón válida para dar de baja a un trabajador, porque se supone que existen mecanismos de seguridad social para manejar esa clase de situaciones. 

Sin embargo, un cambio abrupto en las condiciones del mercado que lleve a una disminución de las entradas de la compañía, por ejemplo, sí es una causa válida para dar de baja uno o más trabajadores, pues no existe ni el presupuesto ni la necesidad operativa de mantenerlos en la plantilla. En estos casos, es un despido justificado pero como el causante no es el empleado este tiene derecho a la indemnización que marca la ley.

Esto pudiera parecer de sentido común, desgraciadamente es alarmante la cantidad de empresas que, con pandemia o sin ella, recurren a prácticas tan abusivas como obligar a los empleados a firmar su renuncia, reteniendo su último pago para presionarlos, por ejemplo. 

Más allá de la ética y el respeto a la dignidad humana que deben primar en cualquier proceso de despido, sin importar sus causas subyacentes, las compañías que incurren en malas prácticas no se dan cuenta de que muchos de los riesgos a la seguridad de su información (y su reputación) son detonados justamente por querer pasar por encima de los derechos del trabajador, a lo cual muchos trabajadores responden defensivamente y tratando de “pagar con la misma moneda” haciendo mal uso de recursos que todavía estén en sus manos. 

Así que yo lo sabes: el primer paso para garantizar la seguridad de tu empresa cuando despides a un trabajador es hacerlo en apego a la legalidad, sin atajos. 

2.- La transparencia total es importante 

Es frecuente ver que las empresas no son completamente claras y honestas con respecto a razones que las llevan a dar de baja a un colaborador. En algunos casos se debe a causas completamente ajenas al empleado y para “amortizar” su responsabilidad la empresa intenta resaltar áreas de oportunidad que por sí mismas no son motivo de despido, y también puede pasar lo contrario, que en lugar de comunicarle claramente al colaborador que su desempeño no fue el adecuado, se le “suavice” el trago amargo indicando que el despido se debe a factores ajenos a él.

Sin embargo, en el primer caso lo único que logramos es que el ex empleado se vaya resentido con la empresa y le haga mala publicidad, y en el segundo le quitamos la valiosa posibilidad de aprender de sus errores y seguir mejorando.  Por ello, lo mejor siempre es ser totalmente honestos con respecto al motivo de despido. 

3.- Es necesario contar con evidencia clara

En las situaciones en las que el despido tenga que ver con causas que son responsabilidad directa del trabajador de acuerdo a la ley, como su desempeño o su comportamiento, y muy especialmente cuando está laborando en modalidad remota, es fundamental contar con pruebas suficientes que amparen la decisión de la empresa, ya que de ello depende que se considere o no legal cesar al empleado sin pagar indemnizaciones.

Así mismo, estas pruebas tienen que ser contrastables con un documento en el cual se le informó previamente al colaborador cuáles eran los resultados y el comportamiento que se esperaba de él, por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad en el que se establece claramente que ningún archivo en la nube de la empresa puede compartirse con un correo que no sea de la misma.

Un software de monitoreo remoto es la mejor herramienta para recabar estas evidencias en un contexto de home office, ahorrando muchos dolores de cabeza y controversias posteriores. 

4.- Comunicación directa

No es un panorama ideal que el empleado “desayune” con la noticia de que ha sido despedido en su bandeja de entrada. Esta es una situación delicada que siempre debe manejarse de modo lo más humano posible, y eso incluye la comunicación persona a persona.

Las notificaciones formales por escrito son necesarias, pero la noticia del despido debería comunicarse en persona y, cuando esto no es posible, como mínimo mediante una llamada telefónica o videollamada. Durante la misma, el personal encargado de gestionar la baja puede hacerle llegar a su correo la notificación por escrito. 

No olvides que, si le informas a un trabajador de su despido de manera remota, debe quedar evidencia de esta comunicación, es decir, la grabación del audio. 

5.- Notificación formal 

La notificación formal es el documento escrito por el cual le indicamos a un colaborador que ya no forma parte de la empresa , y como regla general debe considerarse lo siguiente

• Siempre debe notificarse mediante un canal previamente indicado por el empleado, normalmente el correo electrónico personal que indica en su CV. No se le notifica a su correo empresarial porque se supone que este va a deshabilitarse en el proceso de baja.
• Nunca debe hacerse la notificación por sistemas de mensajería, como Whatsapp. 
• La notificación debe realizarse en un tono amable y respetuoso
• Siempre que sea el caso, deben incluirse las evidencias que respaldan la decisión del despido. 

6.- Respeta tus valores empresariales 

Finalmente, sin importar la razón por la cual estamos despidiendo a un trabajador remoto, antes de realizar las notificaciones pertinentes es importante que nos preguntemos ¿estoy manejando este proceso de despido en concordancia con los valores que predica la empresa? ¿o estoy viéndolo como un problema incómodo del cual quiero salir lo antes posible?

Si entre los valores de la empresa destacan la honestidad, la empatía, el respeto, la dignidad y demás, hay que encontrar formas activas y manifiestas de honras aún en situaciones que son desagradables para todos. 

¿Qué pasa cuando necesito despedir a un trabajador remoto que tiene acceso a información y archivos de la empresa?

Se tiene que comunicar el despido, pero inmediatamente antes o simultáneamente puede retirarse los permisos. Esto no depende del nivel de confianza que le tengamos al trabajador, se trata de un proceso estandarizado. 

Lo que hay que evitar a toda costa es que el trabajador intente acceder a sus herramientas o archivos de trabajo y no pueda hacerlo, antes de haber sido notificado del despido. Y en la otra mano, hay que evitar que pueda acceder a ellos después, para prevenir cualquier mal uso. 

Lo mejor es tener un plan coordinado entre todas las áreas involucradas (gerencia, recursos humanos, sistemas, etc) para no dejar lagunas vulnerables de volverse en contra de la empresa.

¿Qué pasa si despido a un trabajador remoto que está trabajando con una computadora de la empresa?

Siempre que le damos un equipo de cómputo o cualquier accesorio para el trabajo remoto a un colaborador, es necesario que se firme un contrato con las condiciones de devolución muy claras. Lo ideal es que en dicho contrato se establezca que el trabajador debe regresar el equipo en sus instalaciones de la compañía, pero también es perfectamente válido que llegado el momento se le ofrezca la posibilidad de enviar por ellos a un servicio de mensajería externa o interna, como un gesto de cortesía y para evitarle el desplazamiento. 

El repartidor debe tener instrucciones precisas sobre las condiciones en las que debe regresar dicho equipo. 

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